Agent ou Agente, Centre de placement

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

Sous la supervision du ou de la gestionnaire du Centre de placement, la personne occupant ce poste fournit un soutien administratif au Centre de placement. Elle accueille et assiste les visiteurs qui se présentent en personne ainsi que ceux qui accèdent aux services virtuellement. Elle fournit des renseignements sur une panoplie de sujets liés aux stages, aux expériences coopératives et à l’emploi, et oriente la clientèle vers les programmes et services du Collège. Elle assure un appui systémique dans la préparation des activités et dans la gestion de la documentation nécessaire pour atteindre les objectifs du Centre.

Responsabilités:

• Assurer l’accueil général pour le secteur; fournir des renseignements d’ordre général; filtrer les appels, prendre les messages et fixer des rendez-vous; recevoir, trier et distribuer le courrier; orienter et aiguiller les clients vers les programmes et services du Collège; rediriger les demandes qui ne relèvent pas de son cadre de responsabilités;
• Fournir des services de secrétariat et effectuer diverses tâches administratives; organiser la logistique entourant les réunions du secteur; participer à la logistique et à l’organisation d’activités du secteur à la demande du personnel de supervision; préparer des trousses d’information portant sur les divers services et programmes offerts; effectuer des suivis téléphoniques, électroniques ou par correspondance traditionnelle avec diverses agences (ministères, milieux cliniques, associations professionnelles, etc.); effectuer des achats à la demande du personnel de supervision et réconcilier les rapports appropriés au besoin; assurer l’acquisition et la gestion de l’inventaire du matériel requis pour le centre; effectuer l’entrée de données dans le système d’information du secteur; préparer des rapports liés aux services à la demande du personnel de supervision.
• Préparer les contrats d’embauche pour le personnel temporaire et les saisir dans le système du Collège; tenir un registre des absences du personnel temporaire du secteur en vue de vérifier la déclaration des heures avec les feuilles de temps, apporter les modifications selon les directives du personnel de supervision; assurer un suivi auprès du secteur des Ressources humaines pour tous les documents signés et requis pour l’embauche du personnel temporaire;
• Offrir un appui dans la préparation des prévisions budgétaires; suivre les dépenses engagées; préparer les rapports budgétaires à partir du système informatisé de gestion, compiler les données et préparer un sommaire à la demande du personnel de supervision; préparer et saisir les demandes d’achats du secteur et en assurer les suivis; effectuer des recherches occasionnelles pour appuyer le personnel de supervision dans la rédaction de rapports ou de documents;
• Fournir des services d’appui à la clientèle : assurer l’affichage et la mise à jour des informations sur le site web et dans le SharePoint du Centre de placement; encadrer et orienter les usagers aux outils du Centre en leur fournissant l’appui et les ressources appropriés; aider la clientèle à obtenir et remplir les divers formulaires;
• Mettre à jour le répertoire (électronique ou physique) de stages, de coop et d’emploi et promouvoir cet outil auprès de la population étudiante et du personnel scolaire;
• Maintenir à jour les informations du Centre sur la page Web, l’intranet et le partagiciel; promouvoir les programmes et services du Collège et orienter la clientèle vers les services appropriés;
• Appuyer la coordination et la planification d’activités liées au marketing et à la promotion;
• Organiser des ateliers en classe sur divers sujets liés à la recherche d’emplois et de stages; collaborer avec les employeurs et les professeurs pour organiser des présentations, des visites d’employeurs sur campus et des kiosques de recrutement sur les lieux du Collège;
• Préparer et maintenir la collecte de données; préparer et soumettre divers rapports ministériels ou internes à la demande de la direction.
• Accomplir toute autre tâche connexe jugée nécessaire par le personnel de supervision.

Exigences :

• Études de 2 ans menant à un diplôme ou l’équivalent en administration de bureau , adjoint administratif ou programme connexe
• Minimum d'une année d'expérience pertinente
• Bonne connaissance des services offerts au Collège Boréal
• Expérience de travail avec un public ayant des antécédents variés
• Expérience de travail avec des étudiantes et étudiants ou dans un milieu éducatif
• Expérience à fournir de l'information et à guider la clientèle dans le domaine des stages et de l'employabilité dans un contexte autodirigé
• Capacité à utiliser des ordinateurs et du matériel de bureau sur le lieu de travail;
• Compétence à utiliser efficacement les logiciels, Internet, outils de recherche, téléphone, photocopieur, télécopieur, etc.
• Expérience de travail en équipe
• Expérience dans la gestion de la logistique liée à la planification d’activités ou d’événements
• Expérience à accueillir et à appuyer des partenaires externes pour répondre aux besoins relatifs à l’emploi et aux stages

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.