Coordonnateur(trice) des programmes cliniques spécialisés - Specialized Clinical Programs Coordinator

Company Overview

Shriners Hospitals for Children - Canada provides ultra-specialized short-term orthopedic care to children in Quebec, other Canadian provinces, the United States and around the world. Affiliated with the Réseau universitaire intégré de santé et service sociaux McGill (RUISSS), the hospital promotes excellence and innovation in care, teaching and research. Working at Shriners Hospitals for Children - Canada means working in a patient and family centered care environment where there are many opportunities for professional development. You will work in an innovative, creative and multidisciplinary environment focused on improving the quality of life of children and their families.

With its committed and dedicated staff, Shriners Hospitals for Children - Canada has been helping children reach their full potential for over 100 years.

Statut: Temps plein permanent

Quart de travail : De jour, 35 heures par semaine

Résumé du poste :

Sous l’autorité immédiate de l’adjointe à la direction médicale, volet clinico-administratif et cogestionnaire des programmes cliniques spécialisés, et en étroite collaboration avec le ou la directeur(trice) médical(e) responsable du ou des programmes visés, le ou la coordonnateur(trice) des programmes cliniques spécialisés joue un rôle support important dans la planification, la coordination, le développement, l’optimisation, l’évaluation et le rayonnement des programmes cliniques spécialisés au sein d’environnements cliniques interdisciplinaires.

Il ou elle participe à la mise en œuvre, le suivi et l’amélioration continue des activités de ces programmes afin de soutenir la qualité, la sécurité et l’accessibilité des soins offerts aux populations desservies.

Sous la supervision de cogestionnaires de programmes, et en étroite collaboration avec l’ensemble des directions impliquées, il ou elle collabore avec les équipes multidisciplinaires et administratives afin de favoriser l’atteinte des objectifs visés. Il ou elle participe au développement d’approches innovantes ainsi qu’au rayonnement institutionnel. Il ou elle aide à promouvoir le développement d’activités éducatives, au bénéfice des équipes, des patients et de leurs familles.

Le ou la titulaire aide à supporter la coordination des travaux de divers comités et groupes de travail liés aux programmes, le suivi des décisions, recommandations et indicateurs de performance ainsi que des plans d’action découlant des orientations stratégiques retenues pour ces programmes. Il ou elle aide au soutien de la communication et à la concertation de l’ensemble des parties prenantes afin d’appuyer une gouvernance efficace et la visée de l’amélioration continue des programmes cliniques spécialisés.

Principales responsabilités:

Aide à la coordination des programmes cliniques spécialisés

• Appuyer la coordination opérationnelle et stratégique de programmes cliniques spécialisés.
• Participer à la collaboration au sein des directions cliniques, médicales et administratives afin de soutenir la planification et le développement des services.
• Faciliter l’identification des opportunités d'amélioration et faire la suggestion d’initiatives visant l'efficience, la qualité et l'accessibilité des services.
• Soutenir l'élaboration et la mise en œuvre des orientations, objectifs et indicateurs de performance des programmes.
• Participer à la planification des ressources requises pour soutenir les activités des programmes.
• Sous la direction des programmes, favoriser la cohérence des initiatives avec les priorités organisationnelles et les exigences réglementaires.

Gouvernance et soutien aux comités

• Faciliter la coordination des activités de comités stratégiques, cliniques et administratifs.
• Préparer les ordres du jour, recueillir et analyser la documentation pertinente.
• Assister aux rencontres et contribuer au suivi des décisions, recommandations et plans d'action.
• Produire les comptes rendus, tableaux de suivi, rapports d'avancement et rapports annuels des activités.
• Maintenir des mécanismes permettant d'assurer l'imputabilité et la réalisation des mandats confiés aux membres de ces comités.
• Participe à l’organisation et à la prestation de présentations éducatives, ainsi qu’à la planification, en partenariat avec les parties prenantes, de conférences et d’activités d’information destinées aux patients.

Gestion de projets et amélioration continue

• Planifier, coordonner et suivre différents projets associés aux programmes cliniques spécialisés.
• Développer des plans de travail, échéanciers et indicateurs de suivi.
• Effectuer des analyses de données et préparer des rapports de gestion afin de soutenir la prise de décision.
• Contribuer aux démarches d'amélioration continue, d'évaluation de la qualité et de gestion des risques.
• Supporter le suivi des décisions, recommandations et indicateurs de performance.

Représentation et collaboration

• Agir comme personne-ressource auprès des partenaires internes et externes.
• Favoriser la collaboration entre les équipes interdisciplinaires, médicales et administratives.
• Contribuer à la représentation de l’organisation ou des programmes lors de rencontres, groupes de travail ou réseaux provinciaux et lors de partenariats externes, lorsque requis.
• Développer et maintenir des relations de collaboration avec les parties prenantes.

Qualifications requises :

• Diplôme universitaire de premier cycle dans un domaine pertinent (administration de la santé, sciences de la santé, gestion, sciences sociales ou autre discipline appropriée).
• Une formation de deuxième cycle constitue un atout.
• Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente en coordination, gestion de projets, amélioration continue ou développement de programmes.
• Expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux constitue un atout important.
• Expérience dans le soutien de comités de gouvernance et opérationnels et de groupes multidisciplinaires.
• Connaissance du réseau de la santé québécois, des principes de gestion de projet, d'amélioration continue et de mesure de performance.
• Maîtrise des outils de la suite Microsoft Office.
• Excellente capacité de rédaction de rapports et documents stratégiques.
• Bilinguisme français et anglais, à l'oral et à l'écrit.
• Leadership mobilisateur, sens stratégique et capacité d'analyse.
• Excellentes habiletés organisationnelles, gestion des priorités et respect des échéanciers, autonomie et initiative.
• Capacité de coordination transversale, rigueur et souci du détail.
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale.
• Esprit de collaboration et travail d'équipe, habiletés relationnelles et diplomatie.

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Status: Permanent Full-Time
Work Schedule: Day shift, 35 hours per week

Job Summary:

Reporting directly to the Assistant to the chief of staff, Clinico-Administrative Components and Co-Manager of Specialized Clinical Programs, and working closely with the Medical Director responsible for the designated program(s), the Specialized Clinical Programs Coordinator plays an important support role in the planning, coordination, development, optimization, evaluation, and promotion of specialized clinical programs within interdisciplinary clinical environments.

The incumbent participates in the implementation, monitoring, and continuous improvement of these programs to support the quality, safety, and accessibility of care provided to the populations served.

Under the supervision of program co-managers and in close collaboration with all involved departments, the coordinator works with multidisciplinary and administrative teams to support the achievement of program objectives. The incumbent contributes to the development of innovative approaches and institutional visibility, while helping promote educational activities for teams, patients, and their families.

The coordinator assists in coordinating the work of various committees and working groups related to the programs, as well as tracking decisions, recommendations, performance indicators, and action plans arising from strategic directions. The incumbent also supports communication and collaboration among stakeholders to foster effective governance and continuous improvement of specialized clinical programs.

Key Responsibilities:

Support the Coordination of Specialized Clinical Programs

• Support the operational and strategic coordination of specialized clinical programs.
• Collaborate with clinical, medical, and administrative departments to support service planning and development.
• Help identify opportunities for improvement and suggest initiatives aimed at enhancing efficiency, quality, and service accessibility.
• Support the development and implementation of program directions, objectives, and performance indicators.
• Participate in planning the resources required to support program activities.
• Under program leadership, ensure initiatives align with organizational priorities and regulatory requirements.

Governance and Committee Support

• Assist in coordinating strategic, clinical, and administrative committee activities.
• Prepare agendas and gather and analyze relevant documentation.
• Attend meetings and contribute to the follow-up of decisions, recommendations, and action plans.
• Prepare meeting minutes, tracking tools, progress reports, and annual activity reports.
• Maintain mechanisms that ensure accountability and completion of committee mandates.
• Participate in organizing and delivering educational presentations, as well as planning conferences and patient information activities in partnership with stakeholders.

Project Management and Continuous Improvement

• Plan, coordinate, and monitor projects associated with specialized clinical programs.
• Develop work plans, timelines, and monitoring indicators.
• Conduct data analyses and prepare management reports to support decision-making.
• Contribute to continuous improvement initiatives, quality assessment, and risk management activities.
• Support the monitoring of decisions, recommendations, and performance indicators.

Representation and Collaboration

• Act as a resource person for internal and external partners.
• Promote collaboration among interdisciplinary, medical, and administrative teams.
• Contribute to representing the organization or programs at meetings, working groups, provincial networks, and external partnerships, as required.
• Develop and maintain collaborative relationships with stakeholders.

Required Qualifications :

• Bachelor's degree in a relevant field (health administration, health sciences, management, social sciences, or another appropriate discipline).
• A graduate degree is considered an asset.
• Minimum of three (3) years of relevant experience in coordination, project management, continuous improvement, or program development.
• Experience within the health and social services network is a significant asset.
• Experience supporting governance and operational committees and multidisciplinary groups.
• Knowledge of the Quebec healthcare system, of project management, continuous improvement, and performance measurement principles.
• Proficiency in Microsoft Office applications.
• Excellent skills in preparing reports and strategic documents.
• Bilingualism (French and English), both spoken and written.
• Engaging leadership, strategic thinking and analytical skills.
• Excellent organizational abilities, priority management and adherence to deadlines.
• Independence, initiative, attention to detail and rigor.
• Strong interpersonal and diplomatic skills.
• Ability to coordinate across departments and functions.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Teamwork and collaborative mindset.

Working at Shriners Hospital for Children - Canada means working in a family-oriented environment, offering opportunities for learning, professional development and the chance to make a difference.

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