Gestionnaire, Opérations RH, rémunération et paie

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

Relevant de la direction exécutive de la Stratégie humaine et inclusion, la personne titulaire planifie, dirige et assure la prestation des services liés à la rémunération, la paie, aux systèmes d’informations rattaché aux activités des ressources humaines, aux opérations liées aux dossiers des employés ainsi qu'à l’intégrité des données et à l’analytique RH. Elle veille à ce que les transactions liées au cycle de vie de l'employé soient traitées de manière exacte, opportune, confidentielle et conforme aux politiques, aux conventions collectives et aux exigences législatives.  Elle assure également la gouvernance, la conformité, l’amélioration continue et la gestion des risques associés à ces fonctions, tout en dirigeant et en développant les membres de son équipe.

Le poste est en présentiel à l'un des campus ou des sites du Collège Boréal en Ontario, avec une préférence pour Sudbury, et une entente de télétravail en mode hybride est possible.

Responsabilités :

Administration générale  

• Appuyer la direction dans la planification, la gestion et l’évolution des activités relevant de la rémunération, de la paie, des systèmes d’information RH et de l’analytique RH.  

• Superviser, encadrer et évaluer le personnel sous sa responsabilité, établir les priorités, répartir le travail et soutenir le développement de l’autonomie et de l’expertise des membres de l’équipe. 

• Participer à l’élaboration des orientations stratégiques du secteur des Ressources humaines et traduire celles-ci en priorités, projets et livrables pour les fonctions sous sa responsabilité. 

• Participer à l’élaboration du budget, surveiller les dépenses relevant de son portefeuille et recommander les investissements nécessaires. 

• Mettre en place et maintenir des mécanismes de gouvernance, de contrôle interne et d’assurance qualité afin d’assurer l’exactitude, la confidentialité, la sécurité et le traitement opportun de l’information. 

• Analyser les situations complexes relevant de son portefeuille, évaluer les risques et recommander ou mettre en œuvre les solutions appropriées. 

• Diriger ou contribuer à des projets institutionnels et intersectoriels, liés à la rémunération, à la paie, aux systèmes RH, aux données et à l’amélioration des processus. 

• Élaborer, mettre à jour et assurer l’application des politiques, directives, procédures, normes et contrôles relevant de son portefeuille. 

• Assurer la continuité des fonctions critiques sous sa responsabilité en veillant à la documentation des processus, au développement des compétences et à la planification de la relève. 

• Appuyer les autres membres de l’équipe RH dans la réalisation de mandats transversaux nécessitant son expertise. 

• Collaborer avec la personne responsable des relations de travail à l’analyse et au traitement des griefs, plaintes ou différends liés à son portefeuille; documenter et justifier les décisions contestées, contribuer à la défense de la position du Collège et mettre en œuvre les mesures ou correctifs relevant de sa responsabilité.  

• Adopter une approche de coaching qui soutient les gestionnaires dans la résolution de leurs enjeux 

• Représenter et promouvoir le Collège comme employeur de choix auprès de diverses associations et lors de divers événements communautaires et d’affaires.  

Gestion de la rémunération     

• Planifier, administrer et évaluer les programmes et pratiques de rémunération applicables aux différentes catégories d’emploi du personnel. 

• Coordonner et valider les augmentations économiques, les progressions salariales, les calculs rétroactifs, les ajustements salariaux et les autres changements de rémunération.      

• Examiner et approuver ou recommander les salaires de départ, les primes, les indemnités, les ajustements particuliers et les autres formes de rémunération conformément aux pouvoirs délégués. 

• Maintenir les structures, échelles et mécanismes salariaux et assurer leur cohérence avec les conventions collectives, les conditions d’emploi, les directives gouvernementales et les décisions institutionnelles. 

• Fournir des conseils spécialisés à la direction et aux gestionnaires sur les questions de rémunération et sur l’application cohérente des pratiques salariales. 

• Analyser les données internes et externes de rémunération, les tendances du marché et les écarts afin de formuler des recommandations éclairées. 

• Évaluer les impacts financiers des changements proposés et collaborer avec les Finances à la préparation de projections et d’analyses. 

• Assurer la conformité de la rémunération des cadres supérieurs désignés aux exigences législatives, réglementaires et gouvernementales applicables. 

• Coordonner les obligations liées à la divulgation des salaires du secteur public. 

• Maintenir le programme d’équité salariale et assurer la conformité continue aux obligations applicables. 

• Préparer les analyses, recommandations et documents décisionnels requis pour la haute direction ou le conseil d’administration. 

Gestion de la paie 

• Diriger et superviser l’ensemble du cycle de paie du Collège afin d’assurer une paie exacte, complète et produite selon les échéanciers établis. 

• Assurer la vérification et l’autorisation finale des paies conformément aux mécanismes de contrôle et aux pouvoirs délégués. 

• Veiller à l’application correcte des conventions collectives, des conditions d’emploi, des lois fiscales, des normes d’emploi et des autres exigences législatives ou réglementaires. 

• Superviser l’administration et le calcul des gains, déductions, retenues, paiements rétroactifs, primes, indemnités et autres éléments de paie. 

• Fournir une expertise et des conseils sur les questions complexes de paie et assurer la résolution des écarts, erreurs, plaintes et situations non conformes. 

• Approuver les modifications aux configurations de paie, notamment les codes de gains, de déductions et les règles de calcul. 

• Mettre en place et maintenir les contrôles internes nécessaires afin de prévenir, repérer et corriger les erreurs ou irrégularités. 

• Superviser les rapprochements et assurer l’intégration efficace entre les systèmes de paie, de ressources humaines et de finances. 

• Assurer la préparation, la validation et la transmission des remises, déclarations et rapports exigés par les autorités gouvernementales. 

• Superviser la production annuelle des feuillets fiscaux et leur rapprochement avec l’Agence du revenu du Canada. 

• Assurer la documentation des processus, la formation croisée et la continuité des activités de paie en cas d’absence ou de départ d’une ressource. 

• Développer et maintenir les procédures, communications et outils de référence liés à la paie. 

• Collaborer avec les auditeurs internes ou externes et mettre en œuvre les mesures correctives requises. 

Systèmes d’information RH et opérations liées aux dossiers des employés  

• Établir et diriger la feuille de route des systèmes d’information RH, notamment Workday, en fonction des priorités institutionnelles et des besoins opérationnels. 

• Assurer la gouvernance, le développement, l’optimisation et la maintenance des systèmes utilisés par le secteur des Ressources humaines. 

• Collaborer avec les différentes fonctions RH, les Finances, les Technologies de l’information et les autres parties prenantes afin d’identifier, d’analyser et de prioriser les besoins technologiques. 

• Superviser le contrôle et la validation des transactions d’embauche décentralisées visant les emplois temporaires ou à temps partiel (staffing) et identifier les transactions non conformes ou incomplètes, assurer les suivis et les correctifs nécessaires auprès des gestionnaires et développer les outils, contrôles ou formations permettant d’améliorer la qualité des transactions décentralisées. 

• Diriger la mise en œuvre des nouvelles fonctionnalités et des améliorations, notamment la définition des besoins, la configuration, les essais, la validation, le déploiement et la gestion du changement. 

• Assurer que les modifications apportées aux systèmes sont adéquatement analysées, testées, approuvées et documentées avant leur mise en production. 

• Établir les normes et contrôles nécessaires afin d’assurer l’intégrité, la qualité, la confidentialité et la sécurité des données RH. 

• Superviser la gestion des accès, des rôles de sécurité et des autorisations dans les systèmes RH, en collaboration avec les parties responsables. 

• Assurer l’intégration et l’interopérabilité des systèmes RH et de paie avec les systèmes financiers et les autres applications institutionnelles. 

• Identifier et mettre en œuvre des possibilités d’automatisation, de simplification et d’amélioration des processus. 

• Gérer les relations avec les fournisseurs, consultants et partenaires technologiques et évaluer la qualité des services rendus. 

• Déterminer les besoins d’expertise technique interne ou externe et recommander les ressources nécessaires à la réalisation de la feuille de route. 

• Développer les compétences des membres de l’équipe afin de réduire la dépendance envers une seule personne et d’assurer une capacité interne durable. 

• Assurer la documentation des configurations, processus, décisions et connaissances critiques liées aux systèmes. 

• Planifier et coordonner les changements technologiques ou administratifs découlant des nouvelles conventions collectives, des conditions d’emploi ou de modifications législatives. 

• Produire des rapports sur la performance, les risques, les priorités et l’avancement de la feuille de route des systèmes RH. 

• Superviser la vérification et le suivi de l’admissibilité des employés à travailler au Canada, notamment la conservation des documents requis, le suivi des dates d’expiration et la coordination des démarches nécessaires au maintien de leur autorisation de travail. 

• Coordonner l’analyse et le traitement des demandes d’appui de l’employeur liées aux permis de travail, à la résidence permanente ou à d’autres démarches d’immigration, en collaboration avec les personnes concernées et les intervenants internes ou externes appropriés. 

Mesures, rapports et analyse  

• Établir et maintenir les normes, définitions et mécanismes de gouvernance applicables aux données et indicateurs RH. 

• Assurer la qualité, l’intégrité, la cohérence et la traçabilité des données utilisées pour les rapports et les décisions institutionnelles. 

• Superviser la production de rapports, tableaux de bord et analyses portant notamment sur les effectifs, la rémunération, le roulement, l’absentéisme, le recrutement, la diversité, la formation et la performance. 

• Valider la provenance, la fiabilité et les limites des données avant leur diffusion ou leur présentation à la haute direction. 

• Analyser les tendances, les écarts et les risques et formuler des conclusions et recommandations permettant d’éclairer les décisions. 

• Collaborer avec les responsables des autres fonctions RH afin de déterminer les indicateurs pertinents et d’interpréter adéquatement les résultats. 

• Préparer et présenter des rapports décisionnels à la direction, à la haute direction ou aux autres instances concernées. 

• Développer progressivement des capacités de production de rapports et d’analyse en libre-service, tout en maintenant les contrôles nécessaires. 

• Recommander des mesures correctives ou des améliorations aux processus en fonction des constats tirés des données.  

Exigences :

• Diplôme de 4 ans en essources humaines, administration des affaires, finance, comptabilité, systèmes d’information de gestion ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinente;
• Minimum de sept années d'expérience pertinente;
• Une désignation professionnelle en ressources humaines, notamment CHRL ou CHRP, ou une désignation professionnelle en paie, notamment PLP ou PCP, constitue un atout. Une formation ou une certification pertinente liée à Workday ou aux systèmes d’information RH constitue également un atout.
• Connaissance approfondie des principes, pratiques et exigences législatives applicables à la paie et à la rémunération au Canada et en Ontario.

• Bonne connaissance des lois, règlements, conventions collectives, conditions d’emploi, politiques et directives applicables aux fonctions sous sa responsabilité.

• Connaissance approfondie des systèmes d’information RH et de paie, de la gouvernance et de l’intégrité des données ainsi que des principes de confidentialité et de sécurité des accès; la connaissance de Workday constitue un atout.

• Excellentes compétences technologiques, notamment dans l’utilisation de Microsoft 365, des bases de données et des outils de production de rapports et d’analyse.

• Capacité à traduire les besoins opérationnels en exigences fonctionnelles, à évaluer les solutions technologiques proposées et à superviser les essais, la validation et la mise en œuvre des changements.

• Capacité à établir et à appliquer des mécanismes de contrôle interne afin d’assurer l’exactitude, la conformité et l’intégrité des opérations sous sa responsabilité.

• Capacité à diriger et à développer une équipe, à établir les priorités, à gérer des projets et à soutenir le changement.

• Excellentes capacités d’analyse, de résolution de problèmes, d’évaluation des risques et de prise de décisions réfléchies, impartiales et opportunes.

• Excellentes habiletés en communication, en consultation, en coaching, en négociation, en influence, en résolution de conflits et en collaboration.

• Capacité à communiquer clairement des renseignements techniques, des données et des enjeux complexes aux gestionnaires et aux instances décisionnelles.

• Sens développé du service à la clientèle et capacité à établir des relations de travail constructives.

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

• Compréhension des principes d’équité, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité et capacité à les appliquer dans les pratiques relevant de son portefeuille.

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.