Réceptionniste

Vue d’ensemble du poste

Le ou la réceptionniste agit à titre de première personne-ressource pour les clients internes et externes, et joue un rôle important dans la création d’un environnement professionnel et accueillant

Responsabilités principals

Accueil des clients et communication

• Accueillir les clients et les visiteurs de manière courtoise et professionnelle, en veillant à répondre rapidement à leurs besoins.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants et les transférer, prendre des messages précis et fournir des renseignements au besoin.
• Gérer le courrier entrant et sortant, les colis envoyés par messagerie et les demandes de chèques.

Coordination du bureau et des installations

• Planifier et gérer les réservations des salles de réunion et des bureaux des visiteurs, en s’assurant qu’ils sont disponibles et prêts à être utilisés.
• Émettre et assurer le suivi des cartes d’accès pour les employés et les visiteurs.
• Soumettre des demandes de service à la direction de l’immeuble (par exemple, entretien, nettoyage, réparations) et en assurer le suivi.

Soutien relatif aux événements et aux déplacements

• En collaboration avec l’équipe Événements, participer à la planification et à l’exécution des événements clients, y compris la logistique, la configuration, la réservation et la coordination des fournisseurs.
• Assister les services internes dans la logistique des événements clients, notamment la coordination du service traiteur, la gestion des listes d’invités, la distribution des invitations et le suivi des réponses.

Soutien administratif

• Remplacer les représentants - Service à la clientèle pendant leurs pauses, leurs vacances et leurs absences.
• Communiquer avec les adjoints et les adjointes pour coordonner et confirmer les déplacements des avocats et des avocates en visite et leurs besoins durant leur séjour.
• Tenir des registres exacts et des documents liés aux fonctions administratives et au service à la clientèle.

Qualifications et experience

• Quelques années d’expérience connexe, de préférence dans un cabinet d’avocats ou un environnement de services professionnels. 
• Bilinguisme parfait (anglais et français).
• Maîtrise de l’utilisation et du dépannage technique de l’équipement informatique et autre, comme l’équipement pour les présentations, les appareils de téléconférence, les microphones et les photocopieurs.
• Bonne connaissance pratique des logiciels Microsoft Office. 
• Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de répondre aux besoins de plusieurs clients simultanément. 
• Excellentes aptitudes pour la communication (orale et écrite) et entregent pour interagir efficacement avec des personnes à tous les échelons de l’organisation, tant en anglais et qu’en français. 
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité de travailler efficacement de façon autonome ou en collaboration dans un contexte d’équipe. 
• Excellent sens de l’organisation et bonnes compétences en gestion du temps afin d’établir les priorités et de respecter les échéances avec un minimum de supervision
• Capacité avérée de travailler dans un milieu professionnel caractérisé par des échéances courtes, où les activités se déroulent à un rythme rapide et où la précision et le souci du détail sont nécessaires. 
• Souplesse et esprit d’initiative; aptitude pour le travail de manière indépendante et en groupe. 
• Bon jugement, y compris la capacité de traiter des renseignements confidentiels avec la plus grande discrétion.
• Disposition à effectuer des heures supplémentaires le soir et la fin de semaine au besoin.

Renseignements supplémentaires

Il s’agit d’un poste entièrement en présentiel.

Cette offre d’emploi concerne un poste vacant existant.

Le salaire sera déterminé en fonction des compétences, de l’expérience et des qualifications du candidat.

Nous cherchons à utiliser des outils novateurs pour améliorer le processus de recrutement. Nous utilisons donc des outils alimentés par l’IA pour faciliter les étapes initiales de sélection des candidatures. Ces outils nous aident à évaluer les candidatures de manière plus efficace et uniforme en nous concentrant sur les qualifications, l’expérience et les compétences correspondant aux postes. Même si nous utilisons cette technologie, l’équipe des ressources humaines examine toutes les candidatures et prend des décisions de manière équitable et conformément à nos politiques. Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec nous à l’adresse firmadminrecruiting@torys.com.

Chez Torys, nous prônons la diversité dans le cadre de nos pratiques de recrutement, de fidélisation et d’avancement. Nous croyons que la diversité des parcours, des expériences et des points de vue améliore la qualité du travail et enrichit la vie professionnelle. Nous favorisons un milieu de travail inclusif et accessible et offrons des mesures d’adaptation aux candidats en situation de handicap. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à toute étape du processus de recrutement, veuillez communiquer avec Jenny Tavares, directrice générale - Ressources humaines à l’adresse jtavares@torys.com. 

Toute offre d'emploi est conditionnelle à la vérification des antécédents. Ce processus comprend notamment la vérification du casier judiciaire, la vérification des médias sociaux, ainsi que la vérification des antécédents professionnels et des diplômes.