Grants Specialist

Join the team that is building a trusted internet for Canadians! CIRA is best known for managing the system that keeps more than 3 million .CA domains running as smooth as maple syrup, but we do so much more to help Canadians thrive on the internet.  

Whether it’s our cybersecurity products that protect Canadians online, our advocacy work that fights for a better internet, or our Net Good Grants that support hundreds of community-led internet projects across Canada—we work every day to keep the internet strong and free. Join us!   

Who you are: 

You’re passionate about helping everyone in Canada thrive online and believe every community and organization deserves access to the internet—bringing your exceptional administrative and communications skills to help make that happen. 

As Grants Specialist, you will be responsible for the day-to-day execution of CIRA’s flagship annual Net Good Grants program. This includes everything from software setup, national marketing and communications, applicant support and recipient onboarding to reporting coordination. You understand the value of communicating impact and are a natural storyteller across multiple platforms for a variety of audiences, both external and internal. You are excited by the opportunity to support the search for the best community-led internet projects across Canada and know first-hand the difference funding can make to a community’s development. You are comfortable navigating software and workflows and have a keen sense of process and attention to detail. 

What you will do: 

• Own the annual Net Good Grants application process from start to finish.  
• Develop, lead, and execute the communications outreach strategy for CIRA’s annual grants program, including targeted outreach to priority regions and communities. 
• Coordinate grants program activities across internal teams, including Brand and Communications, Finance, Legal and other stakeholders.  
• Support applicants throughout the application process by updating online content, delivering webinars and responding to email and phone inquiries.  
• Manage the online application system and workflows, including configuration, testing, troubleshooting and coordinating system improvements.  
• Coordinate eligibility reviews and committee decision-making processes.  
• Manage applicant and recipient documentation throughout the grants lifecycle.  
• Develop a variety of communications materials such as blogs, videos, social content and event collateral to engage our community and support the Net Good Grants program. 
• Identify, develop and coordinate project impact stories that showcase the outcomes of Net Good Grants and contribute to CIRA's broader Net Good storytelling.  
• Prepare reports for management and the board of directors.  
• Maintain annual program plans, operating calendars, procedures and supporting documentation.  
• Identify and implement improvements to the grants program, including applicant and recipient experience, assessment processes, technology workflows, communications and internal operations.  
• Travel occasionally to represent Net Good Grants at events across Canada.  

What you bring: 

• 3+ years of experience in the non-profit sector, a community-based organization, corporate giving and/or program administration.  
• Education in communications, marketing, non-profit leadership, business administration or equivalent. 
• An understanding of Canada's digital divide and a keen interest in helping close it.  
• Experience owning and driving a multi-track, complex process drawing heavily on your practiced organizational skills, attention to detail and ability to work independently. 
• Ability to communicate effectively across a variety of stakeholders, both internal and external.  
• Excellent written communication, storytelling and oral presentation skills, including copywriting, proofreading and editing.  
• Curiosity and confidence working with grants management software and online application systems. Experience with SmartSimple is considered an asset.  
• Enjoyment working in a role with lots of variety— planning application workflows, troubleshooting system issues, answering applicant questions, reviewing spreadsheets, writing video scripts or producing project stories.  
• Experience creating, editing and publishing multimedia content (text, audio, video) and working with HTML. Experience with fundraising and/or grantmaking. 
• Team-oriented, with an ability to build relationships with stakeholders and external committees.  
• Social media savvy across LinkedIn, Facebook, Instagram. 
• Proficiency in English is required. Bilingualism in French is considered a strong asset. 

Who we are:  
 

At CIRA, we’re driven by a passion to make a positive impact on Canada’s digital future. We’re not just asking, ‘What more can we do?’—we’re actively exploring new frontiers to enhance and secure the internet for all Canadians. Our recognition as one of the National Capital Region’s Top Employers for ten years is a testament to our vibrant culture. We believe in fostering an environment where collaboration and candour are second nature and where diverse perspectives are integral to our success, because we know that great ideas come from everywhere. If you’re passionate about innovation and ready to make a difference in a dynamic field, join us and help shape the future of the internet! 

CIRA embraces a blend of remote and IRL in-office work to keep our team connected and engaged. Our Ottawa headquarters is a hub for regular events and social activities that bring our team together, encouraging a strong sense of community within our organization. No matter where you work from, you'll always feel part of our vibrant team and our shared mission. 

At CIRA, people remain at the centre of our recruitment process. While CIRA uses recruitment platforms that include artificial intelligence-enabled features, which may be used to support administrative processes or skills-based assessments, these features are intended to assist our recruitment activities and do not replace human judgment. All applicant screenings, interviews, evaluations and selection decisions are conducted by our staff. Artificial intelligence is not used to make autonomous or final hiring decisions. 

This posting is for an existing vacancy. CIRA is committed to fair, inclusive and accessible recruitment practices. Accommodations are available upon request throughout the recruitment, assessment and selection process. If you require any assistance or accommodation, please contact us at peopleandculture@cira.ca. 

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Joignez-vous à l’équipe qui bâtit un Internet fiable pour la population canadienne! Chez CIRA, nous sommes surtout connu·es pour notre gestion du système qui permet à plus de trois millions de domaines .CA de fonctionner de manière aussi fluide que la sève qui nourrit nos érables, mais nous en faisons tellement plus pour aider la population canadienne à s’épanouir sur Internet.  

Qu’il s’agisse de nos produits de cybersécurité qui protègent les Canadien·nes en ligne, de nos efforts en faveur d’un Internet amélioré ou de notre programme Net Good qui soutient des centaines de projets Internet menés par des collectivités partout au Canada, nous sommes là tous les jours pour faire en sorte qu’Internet reste fort et libre. Joignez-vous à nous!   

Qui vous êtes :

Vous avez à cœur d’aider chaque personne au Canada à prospérer en ligne, croyez que chaque communauté et chaque organisation mérite d’avoir accès à Internet et mettez à profit vos compétences exceptionnelles en administration et en communication pour y contribuer.

En tant que spécialiste des subventions, vous serez responsable de l’exécution quotidienne du programme annuel phare de CIRA, le programme de subventions Net Good. Ces responsabilités englobent tout, de la configuration du logiciel à la coordination des rapports, en passant par le marketing et les communications à l’échelle nationale, le soutien aux requérant·es et l’intégration des bénéficiaires. Vous comprenez l’importance de communiquer l’impact et êtes un·e conteur·se né·e, à l’aise sur de multiples plateformes et auprès de publics variés, tant externes qu’internes. Vous êtes enthousiaste à l’idée de contribuer à la recherche des meilleurs projets Internet menés par des collectivités partout au Canada et vous savez par expérience à quel point le financement peut changer la donne pour le développement d’une communauté. Vous êtes à l’aise avec les logiciels et les flux de travail, et vous avez un sens aigu des processus ainsi que le souci du détail.

Ce que vous ferez :

• Gérer de bout en bout le processus annuel de demande de subventions Net Good.
• Élaborer, diriger et mettre en œuvre la stratégie de communication et de rayonnement du programme annuel de subventions de CIRA, y compris des démarches ciblées auprès des régions et des communautés prioritaires.
• Coordonner les activités du programme de subventions avec les équipes internes, notamment Marque et communications, Finances et Services juridiques, ainsi qu’avec d’autres parties prenantes.
• Soutenir les requérant·es tout au long du processus de demande en mettant à jour le contenu en ligne, en animant des webinaires et en répondant aux questions reçues par courriel et par téléphone.
• Gérer le système de demande en ligne et les flux de travail, y compris la configuration, les essais, le dépannage et la coordination des améliorations du système.
• Coordonner les examens d’admissibilité et les processus décisionnels du comité.
• Gérer la documentation des requérant·es et des bénéficiaires tout au long du cycle de vie des subventions.
• Créer divers outils de communication, comme des billets de blogue, des vidéos, du contenu pour les médias sociaux et du matériel promotionnel pour les événements, afin de mobiliser notre communauté et de soutenir le programme de subventions Net Good.
• Repérer, élaborer et coordonner des récits sur l’impact des projets qui mettent en valeur les résultats des subventions Net Good et qui enrichissent le discours plus large de CIRA sur Net Good.
• Préparer des rapports à l’intention de la direction et des membres du conseil d’administration.
• Tenir à jour les plans annuels du programme, les calendriers opérationnels, les procédures et la documentation connexe.
• Cerner et mettre en œuvre des améliorations à apporter au programme de subventions, notamment en ce qui concerne l’expérience des requérant·es et des bénéficiaires, les processus d’évaluation, les flux de travail technologiques, les communications et les opérations internes.
• Voyager à l’occasion pour représenter le programme de subventions Net Good lors d’événements partout au Canada.

Vos antécédents :

• Au moins trois ans d’expérience dans le secteur sans but lucratif, au sein d’un organisme communautaire, dans le domaine des dons d’entreprise ou en administration de programmes.
• Formation en communication, en marketing, en leadership d’organismes sans but lucratif, en administration des affaires ou dans un domaine équivalent.
• Compréhension du fossé numérique au Canada et volonté marquée de contribuer à le combler.
• Expérience de la prise en charge et du pilotage d’un processus complexe à plusieurs volets, qui fait largement appel à vos compétences organisationnelles éprouvées, à votre souci du détail et à votre capacité à travailler de façon autonome.
• Capacité de communiquer efficacement avec un large éventail d’intervenant·es, tant à l’interne qu’à l’externe.
• Excellentes compétences en matière de communication écrite, de narration et de présentation orale, y compris la rédaction, la relecture et la révision.
• Curiosité et aisance dans l’utilisation de logiciels de gestion des subventions et de systèmes de demande en ligne. Toute expérience de SmartSimple est considérée comme un atout.
• Goût pour un poste aux tâches très variées : planifier les flux de travail liés aux demandes, résoudre les problèmes du système, répondre aux questions des requérant·es, examiner des feuilles de calcul, rédiger des scripts vidéo ou produire des récits de projets.
• Expérience en création, en montage et en publication de contenu multimédia (texte, audio, vidéo) et en utilisation du langage HTML. Expérience en collecte de fonds ou en octroi de subventions.
• Esprit d’équipe et capacité d’établir des relations avec les intervenant·es et les comités externes.
• Maîtrise des médias sociaux LinkedIn, Facebook et Instagram.
• La maîtrise de l’anglais est requise. Le bilinguisme (français et anglais) est considéré comme un atout important.

À propos de nous :

Chez CIRA, nous sommes motivé·es par la passion d’avoir un impact positif sur l’avenir numérique du Canada. Nous ne nous contentons pas de demander : « Que pouvons-nous faire de plus? » Nous explorons activement de nouvelles frontières afin d’améliorer et de sécuriser Internet pour la population canadienne. CIRA est reconnue comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale depuis dix ans, ce qui témoigne de notre culture dynamique. Nous croyons qu’il est important de favoriser un environnement où la collaboration et la franchise sont une seconde nature et où la diversité des points de vue fait partie intégrante de notre succès, car nous savons que les grandes idées viennent de partout. Si vous êtes passionné·e par l’innovation et prêt·e à faire une différence dans un domaine dynamique, joignez-vous à nous et contribuez à façonner l’avenir d’Internet!

CIRA favorise un mélange de travail à distance et de travail au bureau pour que notre équipe reste connectée et engagée. Situé à Ottawa, notre siège social est un carrefour pour les événements réguliers et les activités sociales qui rassemblent les membres de notre équipe, favorisant un fort sentiment d’appartenance au sein de notre entreprise. Peu importe où vous travaillez, vous aurez toujours le sentiment de faire partie de notre équipe dynamique et de partager notre mission commune.

Chez CIRA, les personnes restent au cœur de notre processus de recrutement. Bien que CIRA utilise des plateformes de recrutement dotées de fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle, qui peuvent être utilisées pour faciliter les processus administratifs ou les évaluations basées sur les compétences, ces fonctionnalités ont pour but d’aider nos activités de recrutement et ne remplacent pas le jugement humain. Toutes les présélections, les entrevues, les évaluations et les décisions de sélection sont effectuées par notre personnel. L’intelligence artificielle n’est pas utilisée pour prendre des décisions autonomes ou définitives en matière d’embauche.

Cette offre d’emploi concerne un poste actuellement vacant. CIRA s’engage à adopter des pratiques de recrutement équitables, inclusives et accessibles. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande tout au long du processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si vous avez besoin d’aide ou de mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec nous à l’adresse peopleandculture@cira.ca.