Information Management Officer - Agent de gestion de l'information

About the Office of the Commissioner of Indigenous Languages (OCIL)

The Office of the Commissioner of Indigenous Languages is dedicated to promoting and championing Indigenous languages by supporting the efforts of Indigenous Peoples across Canada to reclaim, revitalize, maintain, and strengthen their languages.

Our national team is passionate about our work, and the difference we make with the research, resources and innovation we develop collaboratively with partners and share with Indigenous communities.  We have policies in place to ensure a welcoming, safe and respectful workplace, as well as rigorous standards for transparency and accountability.

Our Vision: All Indigenous languages in Canada are safe, vibrant, and thriving.

Our Guiding Principles

1. There is an urgent need for concerted efforts and investments toward the revitalization of Indigenous languages to arrest and reverse the erosion that has already occurred. Research shows that no Indigenous language in Canada is safe and that all are in varying stages of endangerment.
2. Indigenous languages are fundamental to the identities, cultures, spirituality, relationships to the land, worldviews, and self-determination of Indigenous peoples.
3. Indigenous languages have and continue to contribute to the strength of Canada as a whole, including biodiversity and the richness of linguistic and cultural heritage. The Commission is committed to protecting the vitality of all Indigenous languages, including sign languages and sleeping languages.

We welcome interest from qualified candidates as we expand our national team to launch new, exciting projects and to meet growing organizational needs.

About the Role

The Information Management Officer (IMO) is responsible for the governance, organization, protection, and lifecycle management of the organization's information assets — both physical and electronic. Working closely with the IMIT Lead, the IMO develops and maintains recordkeeping standards, data structures, and classification systems; safeguards information repositories; and advises staff and management on information management best practices and compliance obligations.

Key Responsibilities

Cloud Data Governance & Protection

• Ensure cloud-stored data is properly organized, tagged, and easily retrievable — including labeling/classification work done in conjunction with the IMIT Lead (e.g., Microsoft Purview) as well as manual tagging by staff.
• Train staff on manual data tagging and classification practices to keep information consistently protected.
• Support Data Loss Prevention (DLP) policies through proper classification, tagging, and handling of data.

Policy, Procedure & Documentation

• Review, and maintain information management policies, procedures, and documentation; provide recommendations and assist in development of new processes as gaps are identified.
• Draft and maintain Information Management Administrative Instructions and related documentation.
• Maintain file plans and classification structures and catalogue records accordingly.

Storage, Archiving & Disposal

• Assist with storage requirements, archival, and destruction/disposal of records, both electronic and physical.
• Recommend and implement improvements to storage, retrieval, archiving, and disposal processes, coordinating with the IMIT Lead on infrastructure needs.

Compliance, Security & Continuity

• Collaborate with the IMIT Lead to safeguard information repositories and support information security systems.
• Monitor and audit information management practices for compliance; coordinate responses to information requests and data breaches.
• Identify and manage essential records within emergency preparedness and business continuity frameworks.
• Stay up to date on new legislative requirements.

Stakeholder Support & Program Improvement

• Support other departments' document and records management needs and advise staff and leadership on IM best practices.
• Identify content management issues and recommend process improvements; report on the effectiveness of IM programs and standards.

Qualifications

Education and Experience

• Diploma or degree in Information Management, Records Management, Library and Information Science, Archival Studies, Computer Science, or a related field — or equivalent combination of education and experience.
• 2+ years of experience in records management, information management, or a related discipline; experience in a Canadian regulatory environment is an asset.
• Experience developing or maintaining file plans, classification schemes, or retention/disposal schedules.
• Experience working with electronic document and records management systems (EDRMS), such as SharePoint/OneDrive or a comparable platform.

Knowledge and Expertise

• Understanding of the records lifecycle, creation, active use, retention, and archival/disposal, and how file plans and classification structures support it
• General literacy in what constitutes personal or sensitive information and how it should be handled
• Understanding of data classification and tagging concepts, including why tagging accuracy matters for tools like DLP and Microsoft Purview
• Ability to identify essential records and what needs to remain accessible through a disruption
• Ability to translate written policy into practical guidance
• Legislative requirements

Skills and Competencies

• Strong analytical and organizational skills, with meticulous attention to detail.
• Clear written and verbal communication; able to explain information management concepts to non-technical staff.
• Comfortable working independently and collaboratively with the IMIT Lead and other departments.
• Sound judgment in handling sensitive, confidential, or personal information.
• Adaptable to new systems and evolving information management technologies.

Assets

• Certified Records Manager (CRM), Information Management Professional (IMP/IIM), Certified Information Professional (CIP), or Certified Data Management Professional (CDMP)
• Rough working understanding of Microsoft Purview (or similar data governance/classification platforms)

What We Offer

The Commission offers a competitive benefits package, including medical and dental benefits and a pension plan, two weeks paid holidays to begin, plus additional paid days off through the year, including federal and provincial holidays. The Commission offers a wonderful, supportive work environment, with opportunities for career development, mentorship, and professional development. 

The Commission recognizes that our success requires us to have a workforce that reflects the community we serve, and diversity in its widest context, one where all people, regardless of difference, are valued and respected.  

Preference will be given to Indigenous applicants in accordance with section 16(1) of the Canadian Human Rights Act. Candidates are encouraged to self-identify in their cover letter.

À propos du Bureau du Commissaire aux langues autochtones (OCIL)

Le Bureau du Commissaire aux langues autochtones s'engage à promouvoir et défendre les langues autochtones en soutenant les efforts des peuples autochtones à travers le Canada pour reconquérir, revitaliser, maintenir et renforcer leurs langues.

Notre équipe nationale est passionnée par notre travail et par la différence que nous faisons grâce à la recherche, aux ressources et à l'innovation que nous développons en collaboration avec des partenaires et partageons avec les communautés autochtones. Nous avons mis en place des politiques pour assurer un milieu de travail accueillant, sécuritaire et respectueux, ainsi que des normes rigoureuses de transparence et de responsabilité.

Notre vision : Toutes les langues autochtones au Canada sont sécuritaires, vibrantes et florissantes.

Nos principes directeurs

1. Il est urgent de déployer des efforts et des investissements concertés pour la revitalisation des langues autochtones afin d'arrêter et d'inverser l'érosion déjà survenue. La recherche démontre qu'aucune langue autochtone au Canada n'est sécuritaire et que toutes sont à différents stades de danger.
2. Les langues autochtones sont fondamentales pour les identités, les cultures, la spiritualité, les relations avec la terre, les visions du monde et l'autodétermination des peuples autochtones.
3. Les langues autochtones ont contribué et continuent de contribuer à la force du Canada dans son ensemble, y compris la biodiversité et la richesse du patrimoine linguistique et culturel. La Commission s'engage à protéger la vitalité de toutes les langues autochtones, y compris les langues des signes et les langues du sommeil.

Nous accueillons l'intérêt des candidats qualifiés alors que nous élargissons notre équipe nationale pour lancer de nouveaux projets passionnants et répondre aux besoins organisationnels croissants.

À propos du rôle

L'agent de gestion de l'information (OMI) est responsable de la gouvernance, de l'organisation, de la protection et de la gestion du cycle de vie des actifs d'information de l'organisation — tant physiques qu'électroniques. En collaboration étroite avec le chef de l'IMIT, l'OMI élabore et maintient les normes de tenue de dossiers, les structures de données et les systèmes de classification; protège les dépôts d'information; et conseille le personnel et la direction sur les meilleures pratiques en gestion de l'information et les obligations de conformité.

Responsabilités clés

Gouvernance et protection des données cloud

• Assurez-vous que les données stockées dans le nuage sont bien organisées, étiquetées et facilement accessibles — y compris le travail d'étiquetage et de classification effectué en collaboration avec le responsable de l'IMIT (par exemple, Microsoft Purview) ainsi que le taguage manuel par le personnel.
• Former le personnel aux pratiques manuelles d'étiquetage des données et de classification afin de garder l'information constamment protégée.
• Soutenir les politiques de prévention de la perte de données (DLP) grâce à une classification, un étiquetage et une gestion appropriés des données.

Politique, procédures et documentation

• Examiner et maintenir les politiques, procédures et documentation de gestion de l'information; fournir des recommandations et aider au développement de nouveaux processus au fur et à mesure que des lacunes sont identifiées.
• Rédiger et maintenir les instructions administratives de gestion de l'information et la documentation associée.
• Maintenir les plans de dossiers et les structures de classification et cataloguer les dossiers en conséquence.

Entreposage, archivage et élimination

• Assister aux besoins de stockage, à l'archivage et à la destruction/élimination des documents, tant électroniques que physiques.
• Recommander et mettre en œuvre des améliorations aux processus de stockage, de récupération, d'archivage et d'élimination, en coordonnant avec le responsable de l'IMIT sur les besoins en infrastructure.

Conformité, sécurité et continuité

• Collaborer avec le responsable de l'IMIT pour protéger les dépôts d'information et soutenir les systèmes de sécurité de l'information.
• Surveiller et auditer les pratiques de gestion de l'information pour la conformité; coordonner les réponses aux demandes d'information et aux violations de données.
• Identifier et gérer les dossiers essentiels dans les cadres de préparation aux situations d'urgence et de continuité des activités.
• Restez à jour sur les nouvelles exigences législatives.

Soutien aux parties prenantes et amélioration des programmes

• Soutenir les besoins en gestion documentaire et documentaire des autres départements et conseiller le personnel et la direction sur les meilleures pratiques en gestion de la médecine instantanée.
• Identifier les enjeux de gestion du contenu et recommander des améliorations des processus; faire un rapport sur l'efficacité des programmes et normes de MI.

 Qualifications

Éducation et expérience

• Diplôme ou diplôme en gestion de l'information, gestion des documents, bibliothéconomie et sciences de l'information, études archivistiques, informatique, ou un domaine connexe — ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• 2+ ans d'expérience en gestion de documents, gestion de l'information ou discipline connexe; expérience dans un environnement réglementaire canadien est un atout.
• Expérience dans l'élaboration ou la tenue de plans de dossiers, de schémas de classification ou de calendriers de rétention/élimination.
• Expérience de travail avec des systèmes électroniques de gestion de documents et d'enregistrements (EDRMS), tels que SharePoint/OneDrive ou une plateforme comparable.

Connaissances et expertise

• Compréhension du cycle de vie des enregistrements, de la création, de l'utilisation active, de la conservation et de l'archivage/élimination, ainsi que de la manière dont les plans de fichiers et les structures de classification les soutiennent
• L'alphabétisation générale sur ce qui constitue une information personnelle ou sensible et la façon dont elle doit être traitée
• Compréhension des concepts de classification des données et d'étiquetage, y compris pourquoi la précision du balisage est importante pour des outils comme DLP et Microsoft Purview
• Capacité à identifier les documents essentiels et ce qui doit rester accessible en cas de perturbation
• Capacité à traduire la politique écrite en directives pratiques
• Exigences législatives

Compétences et aptitudes

• Solides compétences analytiques et organisationnelles, avec une attention méticuleuse aux détails.
• Communication écrite et orale claire; capacité à expliquer les concepts de gestion de l'information au personnel non technique.
• À l'aise de travailler de façon autonome et collaborative avec le responsable de l'IMIT et d'autres départements.
• Faites preuve de bon jugement dans la gestion des renseignements sensibles, confidentiels ou personnels.
• Adaptable aux nouveaux systèmes et aux technologies de gestion de l'information en évolution.

Actifs

• gestionnaire certifié des dossiers (CRM), professionnel en gestion de l'information (IMP/IIM), professionnel certifié en information (CIP) ou professionnel certifié en gestion des données (CDMP)
• Compréhension générale de Microsoft Purview (ou de plateformes similaires de gouvernance/classification des données)

Ce que nous offrons

La Commission offre un ensemble d'avantages compétitifs, incluant des prestations médicales et dentaires ainsi qu'un régime de retraite, deux semaines de congés payés pour commencer, plus des congés payés supplémentaires au cours de l'année, y compris les jours fériés fédéraux et provinciaux. La Commission offre un environnement de travail formidable et bienveillant, avec des occasions de développement de carrière, de mentorat et de développement professionnel.

La Commission reconnaît que notre succès exige que nous ayons une main-d'œuvre qui reflète la communauté que nous servons, et la diversité dans son contexte le plus large, où toutes les personnes, peu importe leurs différences, sont valorisées et respectées.

La préférence sera accordée aux demandeurs autochtones conformément à l'article 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Les candidats sont encouragés à s'identifier dans leur lettre de motivation.