Coordonnateur(trice) du recouvrement (Bilingue)

Description du poste

McCarthy Tétrault est un cabinet d’avocats canadien offrant une gamme complète de solutions juridiques et commerciales à ses clients au Canada et dans le monde entier. Avec des bureaux à Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes à travers le pays. Reconnu parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada pendant onze années consécutives et parmi les meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pendant quatorze années consécutives, notre culture est guidée par La Manière McCarthy — soit notre approche commune dans nos relations avec nos clients et entre collègues.

La Manière McCarthy repose sur quatre piliers fondamentaux : L’excellence, en attirant et en développant les meilleurs talents engagés à respecter notre engagement envers nos clients; La collaboration, grâce à un travail d’équipe fluide et intégré; L’inclusion, en éliminant les obstacles à l’appartenance et à la réussite; L’innovation, en offrant une valeur maximale grâce à l’adoption de technologies et d’approches de pointe. Ensemble, ces principes définissent notre façon de travailler, de diriger et d’évoluer — tous les jours.

Le titulaire de ce poste fera partie d'une équipe où il devra travailler sur des factures et des demandes en anglais ou en français pour des clients, des avocats, des professionnels ou des fournisseurs qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en français. Les demandes pouvant être soumises en anglais ou en français, il est nécessaire, pour le bon fonctionnement des opérations, de disposer en permanence d'un personnel bilingue pour répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

Nous recrutons un(e) coordinateur(trice) de recouvrement bilingue pour rejoindre notre équipe dans notre bureau de Montréal. Le candidat retenu doit avoir un minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans le domaine du recouvrement et sera chargé d'aider les gardiens de temps à recouvrer les comptes débiteurs impayés et de gérer le classement général et la correspondance. Les employés de McCarthy Tétrault bénéficient d'un environnement de travail hybride avec 3 jours au bureau par semaine.

À titre de Coordonnateur(trice) du recouvrement, vos tâches seront les suivantes :

Recouvrement des comptes recevables 

• Recouvrer les comptes recevables en souffrance/non réglés en temps opportun et de façon professionnelle en suivant le protocole ou la procédure établie par téléphone, par courrier ou par courriel; utiliser le module Expert Collection du système Aderant.
• Établir une stratégie ou un plan de recouvrement hebdomadaire pour accélérer le paiement ou la résolution des comptes en souffrance conjointement avec les analystes de la facturation, les avocat(e)s responsables de la facturation, les adjoint(e)s juridiques et/ou les clients pour les comptes à risque élevé.
• Faire en sorte de répondre aux objectifs du service des comptes recevables ainsi quà ceux fixés pour le recouvrement.
• Informer les cadres supérieurs de la situation des comptes à des fins de suivi, le cas échéant. Fournir ou préparer les documents justificatifs pour les mesures correctives demandées ou recommandées pour les comptes qui présentent un risque de crédit ou de perte, au moyen de procédures en raison d’insolvabilité, de suspension de service, de recouvrement par un tiers ou de taxation.

Reports créditeurs/rapprochements 

• Assurer le suivi du classement chronologique des travaux en cours, notamment auprès de l’équipe de la facturation afin de facturer en temps opportun les comptes à risque élevé.
• Surveiller les retards de paiement et s’assurer que le client acquitte son compte selon les modalités de l’entente, le cas échéant.
• Agir à titre de personne-ressource principale pour l’aspect financier du compte d’un client. Effectuer des rapprochements de compte complexes en vue de résoudre les divers problèmes et enjeux possibles.
• Identifier la source des problèmes et les résoudre afin de réduire au minimum ou d’éliminer les risques ou les enjeux récurrents.
• Coordonner, examiner et résoudre les écarts entre les paiements et les comptes, notamment les paiements insuffisants, les paiements excédentaires, les paiements portés au compte ou dont l’application est erronée, les erreurs de report, et fournir l’analyse des paiements et les documents justificatifs si demandé ou dans le cadre d’un différend.
• Appeler les clients, obtenir les informations des cartes de crédit et traiter les paiements en ligne par carte de crédit par l'intermédiaire d'un terminal virtuel, sur demande.
• Effectuer ou demander la modification des informations relatives aux comptes de crédit des clients.

Rapports et documentation 

• Envoyer un rapport mensuel sur les comptes recevables à risque à l’avocat(e) responsable de la facturation pour chaque client.
• Mettre à jour une note de recouvrement dans le système Aderant.
• Effectuer un examen hebdomadaire des comptes et présenter un rapport sur l’état/les prochaines étapes/le plan d’action pour chaque compte qui est en souffrance depuis plus de 61 jours ainsi qu’un rapport sur les résultats de fin de mois.
• Effectuer le classement général et la gestion de la correspondance.

Autres 

• Offrir un service supérieur aux clients en déployant tous les efforts nécessaires pour les aider rapidement, de façon efficace et professionnelle.
• Fournir le plus haut niveau de soutien au client si préoccupation ou plainte.
• Assurer la liaison et la coordination avec toutes les équipes du cabinet, notamment les équipes de la facturation, de la facturation électronique, de l’ouverture de compte, des conflits, des comptes recevables et des comptes en fidéicommis, afin d’accélérer la résolution des problèmes en lien avec tous services contestés, la tarification et des crédits.
• Fournir un soutien direct, de l’aide et des conseils aux clients.
• Établir et renforcer les relations de travail avec les avocat(e)s responsables de la facturation, les analystes de la facturation, les adjoint(e)s juridiques, les membres de l’équipe des finances et appuyer les initiatives d’équipe.
• Réaliser des projets spéciaux et effectuer certaines tâches administratives, au besoin.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Études post-secondaires dans un domaine connexe.
• Au moins 6 à 10 années d’expérience pertinente.
• Accréditation de l’Institut canadien du crédit serait un atout.
• Avoir de solides compétences en MS Excel (c.-à-d. les modèles, formules, tableaux croisés dynamiques, etc.). Compétences dans les logiciels Word, PowerPoint et Outlook de Microsoft.
• Maîtriser les outils d’affaires (y compris les outils de gestion des relations avec la clientèle et les logiciels de veille économique).
• Démontrer les aptitudes envers l’apprentissage de nouvelles applications.
• Bilinguisme (français et anglais).
• Excellente communication orale et écrite
• Haut niveau de compétences en résolution de problèmes, en analyse et en rapprochement de comptes.
• Solides compétences en négociation et excellent sens de l’organisation.
• Capacité à travailler de manière indépendante tout en soutenant les initiatives et objectifs de l’équipe et en respectant les délais.
• Très grand souci du détail et capacité démontrée en saisie de données.
• Compétences en gestion efficace du temps et capacité de gérer des priorités multiples.
• Professionnalisme, intérêt marqué envers le service à la clientèle et grandes compétences en relations interpersonnelles.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Comment postuler :

Les candidat(e)s externes sont encouragé(e)s à postuler en ligne. Tous/Toutes les candidat(e)s internes doivent postuler directement via notre portail de carrière interne sur Espresso.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.