Specialist, CMS Services

We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.

We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com.

Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.

Purpose of the Role

The Specialist, CMS Services is a crucial role at BLG in our Matter Lifecycle department.  This position is primarily responsible for managing special rate implementation, user provisioning, data entry, and ensuring the quality imports and exports of data from Aderant (our legal practice management system).  The Specialist, CMS Services will work closely with various teams to ensure the accuracy and integrity of data throughout the legal matter lifecycle.

Key Responsibilities

• Collaborate with billing professionals to implement special rates for clients, ensuring accurate and timely application across matters

• Monitor and maintain the special rates database, updating information as required

• Conduct regular audits to verify compliance with rate guidelines

• Manage user provisioning processes for Aderant (legal practice management system), ensuring timely and accurate setup for new joiners and role changes

• Coordinate with the IT department to ensure access controls and security measures are followed

• Provide ongoing support and troubleshooting for user access-related issues

• Perform accurate and efficient data entry tasks, including matter information, client details, billing rates, and other relevant data into Aderant or other systems as required

• Validate and verify data accuracy to maintain data integrity, performing regular audits to identify and rectify any discrepancies

• Oversee the import and export of data from Aderant, ensuring integrity, consistency, and adherence to established procedures

• Conduct routine quality checks on imported/exported data, addressing any issues promptly

• Collaborate with various stakeholders, including Professionals, Finance, and IT, to resolve data-related issues and ensure timely completion of assigned tasks

• Maintain effective communication channels to provide updates and gather feedback on process improvements

• Provides end user support for Aderant and escalates issues to programmers and others in IT as needed

• Working closely with application vendors to log issues/enhancements and follow up to resolution close
• Assist in training end-users on data entry procedures and usage of Aderant

Key Competencies

• Post Secondary education preferred

• 3 - 5 years of office experience, including previous experience in area of work

• Prior experience working with Aderant or other legal practice management software is highly desirable

• Strong attention to detail and ability to work meticulously with data entry and verification tasks

• Excellent organizational and time-management skills, with the ability to prioritize and Manage multiple tasks simultaneously

• Proficient in using MS Office Suite and data manipulation tools

• Knowledge of legal billing processes and familiarity with special rate implementations is a plus

• Strong analytical and problem-solving skills

• Effective communication and interpersonal skills, with ability to Collaborate across teams

Description du poste

Le/la spécialiste, Services CMS occupera un poste clé au sein de l’équipe Gestion du cycle de vie des dossiers de BLG. La personne sélectionnée sera principalement chargée de gérer la mise en œuvre des taux spéciaux, l’approvisionnement utilisateur et la saisie des données, en plus de veiller à la qualité des importations et des exportations de données dans et depuis Aderant (le système de gestion de la pratique du cabinet). Le/la candidat·e retenu·e travaillera en étroite collaboration avec différentes équipes afin de garantir l’exactitude et l’intégrité des données tout au long du cycle de vie des dossiers juridiques.

Principales attributions

• Collaborer avec les responsables de la facturation afin de mettre en place des taux spéciaux qui sont appliqués avec précision et dans les délais impartis pour l’ensemble des dossiers des clients visés.

• Assurer le suivi et la tenue à jour de la base de données des taux spéciaux.

• Réaliser des vérifications régulières pour contrôler le respect des directives relatives aux taux.

• Gérer les processus d’approvisionnement utilisateur dans Aderant (le système de gestion de la pratique) pour les recrues et les personnes qui changent de poste; s’assurer que le tout se fasse dans les temps et avec précision.

• Se coordonner avec le Service des TI afin de garantir le respect des contrôles d’accès et des mesures de sécurité.

• Offrir un soutien continu aux utilisateur·rices pour ce qui touche divers problèmes d’accès, entre autres.

• Saisir des données minutieusement et efficacement dans Aderant ou d’autres systèmes, notamment sur les dossiers, les clients et les taux de facturation.

• Vérifier et valider l’exactitude des données; effectuer des vérifications régulières pour cibler et corriger toute anomalie.

• Superviser l’importation et l’exportation de données dans et depuis Aderant, en veillant à l’intégrité et à la cohérence de celles-ci et au respect des procédures établies.

• Inspecter régulièrement la qualité des données importées/exportées et résoudre rapidement tout problème.

• Collaborer avec diverses parties prenantes – entre autres les professionnel·les, le Service des finances et le Service des TI – pour résoudre les problèmes liés aux données et terminer ses tâches dans les délais.

• Maintenir des canaux de communication efficaces pour diffuser les dernières nouvelles et recueillir des commentaires sur l’amélioration des processus.

• Offrir du soutien technique aux utilisateur·rices d’Aderant et faire appel aux programmeurs et aux TI, au besoin.

• Travailler étroitement avec les fournisseurs d’applications pour consigner des problèmes et des améliorations, ainsi que pour faire le suivi des situations jusqu’à leur résolution.
• Aider à former les utilisateur·rices sur les procédures de saisie de données et l’utilisation d’Aderant.

Principales exigences

• Diplôme d’études postsecondaires, un atout

• De 3 à 5 ans d’expérience de travail dans un bureau, notamment dans un domaine pertinent

• Connaissance d’Aderant ou d’autres logiciels de gestion de la pratique, un atout de taille

• Souci marqué du détail et capacité à effectuer des saisies de données et des vérifications avec rigueur

• Solide sens de l’organisation et de la gestion du temps, doublé de la faculté de prioriser ses tâches et d’en gérer plusieurs simultanément

• Maîtrise de la suite MS Office et des outils de traitement des données

• Connaissance des processus de facturation juridique et familiarité avec la mise en œuvre de taux spéciaux, un atout

• Excellente capacité d’analyse et de résolution de problème
• Compétences avérées en communication et en relations interpersonnelles, et capacité à collaborer avec différentes équipes

BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves.  We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.

We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.

Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.